HUB organisatie & communicatie
Waarom?
Duidelijke afspraken en een goede organisatie inzake regelmatig overleg binnen het Design & Build-team, dat is belangrijk. Samenwerken in een HUB staat voor samen op een ingerichte locatie, een obeya, werken aan het project.
Wat & hoe?
HUB-organisatie:
– Spreek tijdens de kick-off een vast dagdeel per week af. Wie maakt deel uit van het kernteam, en zal wekelijks fysiek aansluiten? Op welke momenten worden overige specialisten, eventueel online, uitgenodigd?
– leg een duidelijke agenda vast:
Eerste 30 min. – start met een terugblik en evaluatie van de planning: heeft iedereen kunnen doen wat was gepland? Is iedereen met de juiste voorbereiding aan tafel? Bespreek de agenda van de dag: welke partijen zullen samenwerken aan of overleggen rond welk onderdeel?
In blokken van 30 min. – aan de slag! De voorgestelde agenda wordt afgewerkt. Benoem een tijdsbewaker om de agenda onder controle te houden!
Laatste 30 min. – sluit samen af: is het gelukt de agenda af te werken? Wat is vandaag BESLIST? Vul wekelijks de beslissingen-lijst aan. Dit maakt voor alle partijen duidelijk waarop ze kunnen verderwerken. Dit maakt ook duidelijk wanneer een wijziging plaatsvindt: wanneer wordt er teruggekomen op een reeds gemaakte beslissing?
Kijk vooruit naar volgende week: hoe vullen we de agenda volgende week in? Wat zijn de TO DO’S voor elke partij?
Het verslag van de wekelijkse HUB-meeting zou volstaan met deze items: een beslissingen-lijst en de to do’s voor elke partij.
Communicatie:
Hoe spreken we tussen de wekelijkse HUB-meetings af? Via Teams of een ander platform? Welke afspraken maken we via mail? In welke gevallen zijn tussentijdse videocalls tussen bepaalde partijen nodig, en hoe worden de overige partijen geïnformeerd?
Leg een duidelijk communicatieplan met transparante afspraken vast!
Documentatie:
Op welk platform worden de documenten verzameld?
Wat spreken we af rond de naamgeving van de documenten?
Hoe worden partijen binnen het team op de hoogte gehouden van een update?
Voor conventies rond benaming van documenten verwijzen we ook graag naar de ISO 19650.
