LEAN samenwerken in het voortraject van een bouwproject (2022)
Het realiseren van een bouwproject verloopt in verschillende fasen: design, build, maintain & operate, en recycle. Uit eerder eigen onderzoek, zowel gefinancierd door Hogeschool PXL als door externe bronnen, is gebleken dat het LEAN gedachtegoed in de uitvoeringsfase (build) van bouwprojecten toepasbaar is en er zijn vruchten afwerpt (doorlooptijdverkorting tot 20%).
Omdat bouwondernemingen tegenwoordig steeds vaker worden geconfronteerd met de veranderende bouworganisatievorm “Design & Build”, waarbij nauwere samenwerking en een sterk toenemende digitalisering (BIM) vereist zijn, onderzocht dit project in hoeverre LEAN-technieken ingezet kunnen worden in de design-/ontwerpfase van het bouwproces. Deze technieken hebben als doel om effectievere en efficiëntere samenwerking te bevorderen en de betrokkenheid van bouwpartners te vergroten.
Inleiding
Een bouwproject kent verschillende fasen voor de afronding. In dit onderzoeksproject definiëren we de voorbereidingsfase als de periode tussen het eerste ontwerp en de daadwerkelijke start van de uitvoering. In deze voorbereidingsfase zijn meerdere stakeholders betrokken: ontwerpers, studie-ingenieurs, calculators, uitvoerders… Er bestaan verschillende manieren voor deze stakeholders om samen te werken aan de voorbereiding van een bouwproject, waarbij de samenwerkingsvorm ‘Design and Build (D&B)’ er één van is. Elke stakeholder die betrokken is bij een D&B heeft specifieke noden en wensen die de samenwerking en de voortgang van het bouwproject kunnen beïnvloeden. In de praktijk blijkt echter dat deze noden en wensen vaak onbekend zijn bij elkaar of niet voldoende worden gedeeld. De globale doelstelling van dit project was de wederzijdse verwachtingen en voorwaarden voor een optimale samenwerking in kaart brengen. We hebben nagaan in hoeverre LEAN-managementtechnieken ingezet kunnen worden om de efficiëntie te verbeteren tijdens de voorbereidingsfase van D&B-projecten.
Resultaten
Noden en wensen van bouwteams bij voorbereidingstrajecten
“Design-and–Build is een methodiek om bouwprojecten op te leveren waarbij zowel het ontwerp als de uitvoering door een bouwheer aan één opdrachtnemer wordt toegekend. Deze opdrachtnemer draagt de eindverantwoordelijkheid voor de tijdige oplevering van zowel het ontwerp als het gebouw dat vrij is van fouten en gebreken.” (Gransberg et al., 2006).
Deze definitie impliceert een proces waarin heel wat partijen actief betrokken zijn. In de praktijk blijkt in Vlaanderen een Design and Build-bouwteam minimaal samengesteld te zijn uit:
· Opdrachtgevers
· Ontwerpers
· Bouwfirma’s (uitvoerders- aannemers en onderaannemers )
· Technisch adviseurs (stabiliteit, EPB, akoestiek, veiligheid… )
Vanuit praktische overwegingen werden de respondenten voor dataverzameling opgedeeld in vijf verschillende basisgroepen:
· Bouwheer
· Ontwerper
· Hoofdaannemer
· Onderaannemer/leverancier
· Overige
Uit de interviews blijkt dat bepaalde items vernoemd worden door elk type stakeholder, maar ook dat binnen een groep van stakeholders bepaalde items meermaals worden vernoemd. De acht “noden en wensen” die weerhouden werden voor het verdere onderzoek, waren:
· Checklist opstellen en gebruiken
· ‘Digitalisering’ / dashboarding
· Onderling vertrouwen tussen stakeholders verzekeren
· Planning volhouden
· Voortgang monitoren
· Gestandaardiseerd bouwproces
· Betere communicatie
· Transparantie in proces
LEAN technieken in voorbereidingstrajecten van bouwprojecten
Het concept “LEAN thinking” vindt zijn oorsprong bij Toyota en worden al vele jaren gekopieerd naar andere productie- en organisatie-omgevingen. Ook in voorbereidings- en ontwikkelingsprocessen uit allerlei sectoren worden LEAN management principes vandaag de dag toegepast en de toepasbaarheid van LEAN tools erin door menig auteur beschreven. Het eindrapport van WP 2 bevat een overzicht van bouwgerelateerde en niet-bouwgerelateerde, bruikbare LEAN technieken voor voorbereidingstrajecten. Uit de 19 studies besproken in het rapport blijkt duidelijk dat de implementatie van LEAN tools en een transformatie naar een LEAN organisatie zowel in industriële R&D-processen als in bouwgerelateerde Design and Build-processen mogelijk is.
Lean plannen, visual management en het inrichten van Obeya rooms worden als succesvolle LEAN tool in bouwvoorbereidingsprocessen genoemd. Verder verwijst de literatuur ook naar technieken zoals Current/ lean engineering, VSM, 5S, JIT en Yamazoumi.
Wil men verdere stappen zetten in continu verbeteren, dan zijn technieken zoals Plus/ Delta, 5-Why, verbeterbord, PDCA en Poka Yoke interessante tools volgens literatuurstudie.
Lean technieken die écht werken in voorbereidingstrajecten van bouwprojecten
Vanuit het onderzoek hebben we de noden en wensen afgestemd op lean technieken die de beste invulling geven aan de noden.
De technieken die de meeste behoeften en noden afdekken, zijn:
1. Lean vergaderen / daily stand / weekly stand
2. Teamborden / heijunka
3. Obeya room
4. 1:3/3:1 – vaardighedenmatrix
De noden die door meer verschillende technieken kunnen worden afgedekt en dus meer kans maken om sneller aangepakt te kunnen worden, zijn:
1. Afspraken nakomen
2. Voortgang monitoren
3. Beter communiceren
Welke nood het eerste aangepakt wordt, beslist een bouwteam uiteraard zelf. Elk team is uniek en heeft daardoor unieke noden en behoeften, maar in functie hiervan zijn vaak wel meerdere LEAN tools mogelijk. De kwaliteit van de beslissingen die genomen wordt, kan een grote invloed hebben op het succes dat behaald wordt. Welke tools het meest geschikt zijn om mee van start te gaan, kan met behulp van een soort Cause en Effect matrix (C&E) worden bepaald. C&E helpt om belangrijke factoren in kaart te brengen voordat een definitieve keuze wordt gemaakt. Het model helpt om de beste keuze te definiëren, zij het niet noodzakelijkerwijs de perfecte keuze.
LEAN biedt echter geen one size fits all formule. De toepassing van LEAN-tools moet aansluiten op de behoeften en doelstellingen van de organisatie om daadwerkelijk waarde toe te voegen tijdens het streven naar een volledige LEAN-transformatie.
Besluit
In hoeverre kunnen LEAN-technieken gebruikt worden in het voortraject van het bouwproces om dit proces effectiever en efficiënter te maken als ook de betrokkenheid en samenwerking bij medewerkers/bouwpartners te vergroten, rekening houdend met de nieuwe organisatievorm Design & Build en het sterk toenemend gebruik van BIM? Uit het uitgevoerde deskresearch kan geconcludeerd worden dat lean technieken inderdaad toepasbaar zijn in voorbereidingstrajecten van bouwprojecten. Maar niet elke techniek kan voor elk doeleinde wordt ingezet. Tevens blijkt uit de data verzameld tijdens dit onderzoek dat stakeholders verschillende en meerdere noden en wensen hebben om het voorbereidingstraject efficiënt en gestructureerd te doorlopen. Maar er dient ook opgemerkt dat bij alle stakeholders eveneens nood is aan basis soft skills voor samenwerken in een team zoals communicatie, vertrouwen in elkaar, planning, sturing…
Op basis van de bevraagde noden en wensen, en na deskresearch naar mogelijke toepassingen van Lean-technieken in het voorbereidingstraject, werd met behulp van de C&E techniek een beslissingstabel opgesteld. Deze tabel ondersteunt de selectie van de juiste techniek in functie van de meest dringende nood of behoefte. In verschillende begeleide casestudies is deze tabel gebruikt om de juiste techniek te kiezen. Hoewel niet alles altijd vlekkeloos verliep, kunnen we concluderen dat de resultaten uit de verschillende casestudies bevredigend waren. Zij bevestigen dat LEAN-technieken wel degelijk toepasbaar zijn in de voorbereidingstrajecten van Vlaamse Design & Build-projecten en dat ze de betrokkenheid en samenwerking tussen teamleden kunnen bevorderen en ondersteunen.