Microsoft Whiteboard als digitale Obeya-ruimte
Beoordeling en aanbevelingen
Inleiding
Zoals in dit onderzoeksproject wordt toegelicht met betrekking tot projectmanagement is een Obeya-ruimte een fysieke of digitale ruimte waarin alle belangrijke projectinformatie samenkomt. Hierbij ligt de nadruk op visuele representaties. Microsoft Whiteboard, een onderdeel van het Office 365 pakket, biedt een virtueel canvas waar teams ideeën kunnen schetsen, taken kunnen organiseren en samen kunnen werken in realtime. Dit verslag beoordeelt de toepasbaarheid van Microsoft Whiteboard als een digitale Obeya-ruimte.
Whiteboard als een digitale Obeya-ruimte
Microsoft Whiteboard is een flexibele, digitale werkruimte waar gebruikers kunnen schrijven, tekenen, afbeeldingen en documenten kunnen toevoegen, en interactief kunnen samenwerken. De kracht licht in de flexibele opbouw van de canvas en hoge mate van resolutie, wat de mogelijkheid biedt met een hoog percentage in te zoomen op de documenten die worden toegevoegd. Zo kunnen belangrijke documenten zorgvuldig gerangschikt worden.
– Visuele weergave
Microsoft Whiteboard stelt gebruikers in staat om informatie op een visueel aantrekkelijke manier uit te drukken. Het biedt de mogelijkheid om vrije vormen te tekenen, post-its te gebruiken, en bestanden toe te voegen voor een visuele projectweergave.
– Collaboratie
Met Microsoft Whiteboard kunnen teams in realtime samenwerken, informatie raadplegen, aanpassingen aanbrengen en comments plaatsen. Gebruikers kunnen gelijktijdig aan hetzelfde whiteboard werken in realtime de relevante informatie met elkaar uitwisselen.
– Intergratie
Als onderdeel van Office 365, integreert Microsoft Whiteboard eenvoudig de onedrive omgeving voor noodzakelijke bestanden en zijn de linkjes binnen het ecostysteem makkelijk in te voegen naar alle mogelijke toepassingen binnen office 365, evenals de gedeelde agenda.
Bevindingen
– Functies
In vergelijking met sommige andere tools, kan Microsoft Whiteboard enigszins beperkt zijn qua functies. Het biedt niet dezelfde database- en documentbeheermogelijkheden als sommige andere tools. Voor de beste weergave werkt dit met gangbare afbeelding formaat en pdf. Verder is er naar elk document te linken, mits deze is toegevoegd aan de Onedrive. (Let hierbij goed dat ieder teamlid, toegang heeft tot de documenten!)
– Leercurve
Hoewel Microsoft Whiteboard relatief intuïtief is, kan het voor sommige gebruikers even duren om volledig vertrouwd te raken met alle mogelijkheden. Dit is een kwestie van enkele keren werken met de omgeving. Om items kunnen ‘vastgezet’ worden zodat deze niet perongeluk kunnen verschuiven.
Systeem
Zowel op Windows als Mac is de app via de browser te raadplegen. Door een vrij hoge inzoom mogelijkheid is de Whiteboard zeer geschikt voor tablets en smartphones, vanwege de gemakkelijke manier van inzoomen zijn documenten snel leesbaar; dit kan via browser op de desktop computer langer duren, afhankelijk van de scroll-snelheid van de beschikbare muis.
Noodzakelijke scholing
Voor de gemiddelde gebruiker is geen scholing noodzakelijk. Wel wordt geadviseerd alle mogelijk functies op een blanco omgeving is uit te proberen, alvorens aan een definitieve omgeving te werken. Voor de projectmanager, of diegene die de omgeving inricht en beheerd is volledige kennis van de mogelijkheden gewenst om de maximale functionaliteiten uit Whiteboard te halen.
Aanbevelingen
Microsoft Whiteboard kan effectief worden gebruikt als een digitale Obeya-ruimte voor teams die al gebruik maken van Office 365 en waarde hechten aan de mogelijkheid om ideeën visueel uit te drukken en te delen. Een pilotfase wordt aanbevolen om te bepalen of Microsoft Whiteboard aan de specifieke behoeften van het team voldoet.
Kosten analyse
Standaard beschikbaar bij een Outlook 365 licentie, volledige toegang.
Conclusie
Microsoft Whiteboard biedt een flexibele en geïntegreerde oplossing voor teams die een digitale Obeya-ruimte nodig hebben. Hoewel het enigszins beperkt kan zijn in functies in vergelijking met een gelijkwaardige tool als Miro, is de naadloze integratie met andere Microsoft-producten en de mogelijkheid tot realtime samenwerking aantrekkelijke voordelen voor veel teams.
Template
