Workshop: Teamwerk
Bouwteam
April 2022
Inleiding
Het onderzoeksproject Tetra VE 4.0 zet in op het uittesten van lean- en teambuildingstechnieken en -methodieken met als doel efficiënter samenwerken in het voortraject van D&B-projecten. Bij het coachen van de casestudies door het onderzoeksteam wordt ingezet op bestaande (lean en team) technieken welke reeds in het buitenland of in kleinere projecten in Vlaanderen werden gevalideerd. Het project beoogt experimenteel een meer gedragen validatie voor de Vlaamse bouwsector te bekomen. Op een mogelijk atypische manier zet het onderzoeksteam deze technieken uit in de casestudies, wat concreet betekent dat de impact van de coaching voor én na het experiment wordt gemeten. Het onderzoeksteam biedt geen consultancy, noch garantie op een succesverhaal. Het resultaat van het experiment, de gemeten impact, kan zowel positief als negatief zijn.
Voorstelling casestudie
Het bouwbedrijf zet vaak in op D&B-projecten en werkt hiervoor meestal samen met dezelfde partners/bedrijven die tevens deel uitmaken van de stuurgroep.
Zowel het bouwbedrijf als het architectenbureau delen de waarde dat samenwerken in een D&B-team vertrekt vanuit wederzijds respect en open communicatie tussen de teamleden. Bij elk D&B-dossier kan de samenstelling van het team verschillend zijn, ook al werken ze voor dezelfde bedrijven. Om hier optimaal op in te zetten willen het bouwbedrijf en het architectenbureau dat PXL de workshop ‘Teamwerk’ uitwerkt voor een team van afgevaardigden uit de 4 bedrijven. De vooropgestelde doelstellingen zijn connecteren met een nieuw team, inzichten verwerven in succesvolle teams, de teamspirit bevorderen en meer vertrouwen creëren in het team.
Plan van aanpak
Op 24 mei 2022 vond de workshop “Hoe bouwen aan een succesvol team?” plaats.
Tijdens het intakegesprek bij het bouwbedrijf en het architectenbureau werd de opbouw van de workshop ‘Teamwerk’ toegelicht.
Op het programma stond:
- Kennismaken
- 5-vingeroefening
- Theorie van Patrick Lencioni
- Opstelling van team op Piramide van Lencioni
- Invullen van vragenlijst Lencioni
- Uitwerken van teamcharter
Workshop “Hoe bouwen aan een succesvol team?”
Uitgesproken verwachtingen door team
- Wat doen de andere partijen? (architecten hebben geen weet van calculatie)
- Meewerken aan de ideale wereld
- Frustraties kanaliseren
- Tips & tricks
- Ervaringen delen
- Op tijd plan afronden
- Ontspannen sfeer
- Wisselwerking in vroeg stadium
- Deadlines – scheidsrechter – leider
- D&B efficiënter maken
- Planning
- Tools ontwikkelen
- Timing respecteren
- Respect + benoemen
- Inzicht in werk bouwbedrijf en architectenbureau
- Interne communicatie
Het was een hele waslijst aan verwachtingen waarvan de thema’s in het geel aangeduid meermaals aan bod kwamen. Interessant bij de kennismaking was de vaststelling dat het bouwbedrijf 3 personen van de calculatiedienst mee uitgenodigd had op deze workshop. Tijdens de kennismakingsronde werd dit als zeer positief omschreven door de calculators en de medewerkers van het architectenbureau.
Na de kennismakingsronde hebben de deelnemers de opdracht gekregen om de 5-vinger-oefening te doen.
Elke deelnemer kreeg de opdracht om op een vel papier een hand te tekenen en 5 vragen te beantwoorden, gelinkt aan een vinger en aan samenwerken. De successen, frustraties en groeimogelijkheden werden gedeeld in het team. Deze oefening resulteerde in zeer bruikbare informatie die later in de workshop de basis vormde voor het uitwerken van concrete actiepunten.
Als volgende stap hebben we een theoretische uitleg gegeven over de 5 bouwstenen om tot een succesvol team te komen volgens Patrick Lencioni.
Op het einde van de theoretische uitleg werd het team uitgenodigd om op de piramide van Lencioni, die op de grond lag, plaats te nemen op de laag waarvan elk individu dacht dat hun team scoorde.
Aanvullend bij de opstelling werden de deelnemers uitgenodigd om de vragenlijst van Lencioni in te vullen. De resultaten van deze bevraging werden anoniem verwerkt en later in de feedbackmeeting gedeeld met de leidinggevenden.
De tweede helft van de workshop hebben de deelnemers de opdracht gekregen om een teamcharter uit te werken. Samen formuleerden ze het teamdoel en bepaalden ze hoe ze dit doel kunnen halen en welke afspraken hiervoor nodig zijn. Op basis van de 5-vinger-oefening en groepsdiscussies gaan we de uitdaging aan om jullie succesvolle samenwerking in kaart te brengen.
De groep werd opgesplitst in 5 gemixte groepen.
Stap 1: Elke groep startte met het verzamelen van de nota’s van 1 van de 5 vingers. In elke groep bespraken ze op welke van de 6 vakken op de teamcharter de post-its betrekking hadden. Ze mochten ook extra aanvullingen doen.
Stap 2: De teams wisselden van samenstelling en gingen in 5 nieuwe teams noteren wat volgens hen de gemeenschappelijke doelen zijn van het D&B-team en koppelden dit terug in groep.
Stap 3: 5 nieuwe samengestelde teams noteerden welke regels en afspraken gemaakt moeten worden en koppelden dit weer terug in de groep.
Stap 4: in deze stap definieerden de teamleden welke rol (len) ze wilden opnemen in het team of welke rol ze aan een teamlid wilden koppelen.
Stap 5: In de laatste stap gaven ze hun team een naam. In de praktijk komt dit overeen met het project waaraan ze werken.
Als laatste stap kregen de deelnemers de opdracht om uit de teamcanvas 3 actiepunten te weerhouden waaraan ze de volgende 6 maanden wilden werken als team.
Feedback op einde van de workshop
De workshop is goed opgebouwd met afwisseling tussen theorie en praktijk. D deelnemers hebben veel geleerd van elkaar en beseffen dat iedereen hetzelfde probleem heeft. De deelname van de calculatoren van het bouwbedrijf was een meerwaarde voor zowel de calculatoren als de architecten. Hiermee wordt nogmaals het belang van open communicatie benadrukt.
Feedback na 6 weken met leidinggevenden van bouwbedrijf en architectenbureau
De 2 partners vonden de informatie en uitwisselingen met de deelnemers heel waardevol.
Ondertussen is er een nieuwe oproep gelanceerd voor een D&B-project. Het bouwbedrijf en het architectenbureau wil met dezelfde partners als in de workshop deelnemen aan de wedstrijd. Ze willen in deze wedstrijdfase gebruikmaken van de expertise van PXL. Dit zal verder verduidelijkt worden in de case “Succesvol uit de startblokken”. De teamcanvas zullen we in de voorbereiding van de case terug bekijken om actiepunten uit te destilleren.
Conclusie:
De workshop ‘Teamwerk’ is goed onthaald en verlopen voor de deelnemers. De uitdaging bestaat er nu in verworven inzichten toe te passen in volgende D&B-projecten.
Als we dit vertalen naar de evaluatiepiramide van Kirkpatrick scoort het team nu goed op de eerste twee lagen: tevredenheid en leren. De veranderingen op vlak van gedrag en effect hopen we verder te kunnen ontwikkelen in de Case “succesvol uit de startblokken”.
Ondanks de waardevolle input op het teamcanvas waren de deelnemers niet overtuigd van de meerwaarde van deze oefening.
Als onderzoeksteam stopt onze opdracht hier. Verder opvolging en coaching als dienstverlening zou wenselijk zijn maar ligt buiten de scope van het onderzoek.