OBEYA SPEL

Inleiding 

Samen met het Design & Build-bouwteam werk je hard aan het binnenhalen van een opdracht. Waarom lukt dat niet altijd? Aan de ene kant is het moeiijk om altijd de keuze van de opdrachtgever te voorspellen. Aan de andere kant is het een uitdaging om de gewenste resultaten effectief te communiceren met het D&B-team, het overzicht over de voortgang te behouden, en tijdig bij te sturen als problemen zich voordoen. Hier komt Obeya om de hoek kijken – een lean methodologie die je kan bijstaan om dit proces soepel en efficiënt te laten verlopen, zelfs binnen de vaak krappe deadline die door de opdrachtgever wordt opgelegd. 

Wat is Obeya? 

Obeya betekent ‘grote ruimte’ in het Japans. Het verwijst naar een ruimte met diverse borden aan de muren waarop een project wordt weergegeven aan de hand van doelstellingen, klantinformatie, maquettes, planning, kanbanborden, KPI’s enzovoort. De borden fungeren als stuurmiddel die door teams worden ontwikkeld en die stimuleren om samen te komen om ideeën uit te wisselen. Dit proces helpt bij het delen van informatie, het nemen van beslissingen en het direct aanpakken van problemen, zodat het team efficiënter naar hun doelen kan toewerken. Obeya gaat hand in hand met teamwerk en wordt ingezet om de samenwerking binnen teams te versterken en het project te optimaliseren vanuit een gezamenlijk perspectief. 

Waar komt Obeya vandaan? 

Zoals veel Lean-technieken vindt ook Obeya zijn oorsprong in Japan, namelijk in het Toyota productiesysteem. De eerste Obeya-kamer werd gecreeërd in 1993 door Toyota om de Prius op de markt te brengen. Na dit succes heeft Obeya wereldwijd navolging gekregen in productieomgevingen.  

Doorlooptijden verkorten, een betere kwaliteit opleveren en beter samenwerken zijn thema’s die ook D&B-bouwteams (actief in de bouwsector) niet vreemd zijn.  

In het vervolg van dit artikel wordt beschreven hoe een Obeya-ruimte eruit kan zien voor bouwteams, en we verwijzen tevens naar het OBEYA-spel voor meer informatie. 

Waarom werken met Obeya?  

Het idee achter de Obeya-ruimte is om alle teamleden op één locatie te verzamelen, zodat een betere communicatie en samenwerking ontstaan. Dit maakt het gemakkelijker om de voortgang van projecten op te volgen en cruciale beslissingen te nemen. Het is een ruimte waar iedereen gelijk is en waar ideeën en suggesties welkom zijn. Een meerwaarde van Obeya is het gebruik van visueel management, waarbij tekeningen, maquettes, foto’s en andere visuele elementen worden toegepast. 

Hoe ziet Obeya eruit?  

Een Obeya-ruimte bestaat uit drie muren met daarop verschillende borden met informatie. Hoewel er een standaard manier is om een Obeya op te zetten, kan je de ruimte aanpassen aan de behoeften van jouw organisatie of project. Toch komen de belangrijkste onderdelen vrijwel altijd in een bepaalde vorm terug: 

• Linkerwand: de inputmuur 
  De linkerwand toont de richting van het project: waar werken jullie naartoe? Wat is het doel dat jullie willen bereiken? Hier vind bijvoorbeeld de doelstellingen, klantenvraag en visualisatie van het project. Werk je bijvoorbeeld aan het architecturaal ontwerpen van een gebouw, dan kan hiervan ook een maquette in het midden van de ruimte geplaatst worden om dit te visualiseren. 

• Middenwand: de uitvoeringsmuur 
  De middelste wand bevat informatie over de acties die moeten bijdragen aan het behalen van de doelen. Vaak wordt deze wand verdeeld in twee delen: activiteiten en prestaties. We vullen deze muur aan met een planbord dat bij de start van een nieuw project wordt uitgewerkt door alle teamleden. Dit bord geeft aan wie wat wanneer gaat doen. Daarnaast gebruiken we een kanbanbord om de status van verschillende taken bij te houden. Door het plan- en kanbanbord te visualiseren en delen met het hele team wordt duidelijk welke taken uitgevoerd moeten worden en kunnen problemen of vertragingen direct worden aangepakt. 

• Rechterwand: de outputmuur 
  De rechterwand is gereserveerd voor het monitoren van de vooruitgang en het identificeren van problemen met behulp van KPI’s en een verbeterbord. Dit heeft als grote voordeel dat het team snel mogelijke problemen kan detecteren en meteen actie kan ondernemen. 

Het principe Obeya is inmiddels duidelijk geworden. Bij Obeya vertrekken we voornamelijk vanuit een fysieke ruimte waarin we een structuur opzetten om onze projecten zo visueel en effectief mogelijk weer te geven. De INPUT, UITVOERING en OUTPUT zijn drie vlakken of borden aan de wand waarop de betreffende onderdelen worden getoond. 

Gezien de razendsnelle digitalisering is de vraag steeds prangender of de Obeya-structuur gedeeltelijk of zelfs volledig digitaal in te richten is, in plaats van enkel fysiek. De principes van Obeya zijn uitstekend digitaal toe te passen. Het kiezen van de juiste digitale tool(s) is hierbij cruciaal. Wij hebben verschillende tools onderzocht die geschikt zijn voor het opzetten van een Digitale Obeya. Er kan gekozen worden voor één specifieke tool of een combinatie daarvan. Mocht je kiezen voor een combinatie van tools, dan adviseren wij om zoveel mogelijk binnen één ecosysteem te blijven, dit om de communicatie en consistentie tussen de documenten te waarborgen (denk aan synchronisatie van bestanden, inloggegevens en licenties).

Een zeer geschikte tool is een digitaal Whiteboard, waarop documenten, actieve linkjes, afbeeldingen en een uitgebreide zoomfunctie beschikbaar zijn. Voorbeelden hiervan zijn Miro, Mural en Microsoft Whiteboard. Wij hebben een template ontwikkeld die je hierop kunt toepassen. Deze template is naar wens aan te passen, afhankelijk van het type project.

Je kunt er ook voor kiezen om specifieke onderdelen van de fysieke Obeya-ruimte naar een digitale omgeving te verplaatsen. Zo kun je bijvoorbeeld het planningsbord en kanban-bord digitaal integreren, waarbij taken digitaal gekoppeld worden aan specifieke teamleden. Hiermee krijg je een totaaloverzicht van de voortgang binnen een project. Deze digitale omgeving is ook uitermate geschikt voor Scrum-meetings binnen de Agile methodiek.
Qua digitale tools kun je denken aan Notion, Microsoft Planner of Aproplan. 

Voor het vastleggen van notities met een digitale component zijn tools zoals Microsoft OneNote of (opnieuw) Notion zeer geschikt. Ze kunnen dienen als ondersteuning tijdens besprekingen, vergaderingen of belangrijke meetings. Indien relevant, kunnen deze notities eenvoudig worden gedeeld of uitgeprint voor een fysieke of digitale Obeya-ruimte.  

De grootste uitdaging zien wij in het beheren van bestanden. Hierbij is het essentieel om consistent te blijven en één bestandsplatform te kiezen, zoals bijvoorbeeld Onedrive of Dropbox. Creëer een heldere mappenstructuur waarin specifieke mappen, die nodig zijn voor gebruik in Obeya, gedeeld kunnen worden

Via de bijgevoegde links bij elke specifieke digitale tool gaan wij dieper in op de mogelijke toepassingen en de voordelen ervan binnen een project.  

Het concept 

Met behulp van OBEYA krijgen we op een speelse manier meer inzicht in lean werken en leren we wat een ‘Obeya-ruimte’ precies inhoudt. Tijdens het spel ontdek je meer over de functie van een Obeya-ruimte en hoe je deze kunt gebruiken in je eigen projecten. Het spel benadrukt ook de mogelijke valkuilen en verbeterpunten die zich kunnen voordoen binnen teams. 

In het spel worden drie belangrijke rollen aangeduid: de Facilitator, de Obeya Host en de Timekeeper. 

Waarom OBEYA spelen?

·        Speelse werkvorm geeft inzichten in het Obeya-principe 

·        Meer aandacht voor samenwerken in team 

·        Vertrouwen en motivatie om deel te nemen aan een project neemt toe 

·        Alle deelnemers hebben een actieve rol 

·        Spel als leidraad voor de kick-off van nieuwe projecten 

Spelverloop/ uitleg 

Spelvorm 1 – Kennismaken met de principes van Obeya en teamwerk 

Speel het spel met je team om meer te leren over de principes van Obeya en teamwerk. Het spel draait hier om een fictief project en biedt opdrachten en discussies om inzicht te krijgen in het opzetten van zowel een Obeya-ruimte als een succesvol team, gebaseerd op het huis van Lencioni. 

Spelvorm 2 – Leidraad voor een kick-off meeting 

Gebruik het spelbord bij de start van een nieuw project en vul de Obeya-ruimte aan met concrete informatie over jullie project.

Praktische info 

• Het spel kan gespeeld worden met minimaal 5 en maximaal 12 personen, al of niet behorend tot eenzelfde team.
• Duurtijd = minimaal 2 uur tot 1 dag, afhankelijk van de spelvariant die gekozen wordt.
• Spelbox kan aangekocht worden met de mogelijkheid van begeleiding door het Expertisecentrum PXL Bouw & Industrie via dienstverlening.

TRAIN THE TRAINER – OBEYA

Doelen van deze cursus

• Ontdek de toegevoegde waarde van Obeya in projecten
• Hoe belangrijk is teamwerk in projecten?
• Begin bij de basis en ontdek het OBEYA-spel
• Hoe bereik je met je facilitator skills de beste resultaten?

Volg de cursus via deze link

Een planningsbord is een visueel hulpmiddel dat wordt gebruikt om taken, projecten, afspraken of andere activiteiten te organiseren, plannen en opvolgen. Het doel van een planningsbord is om informatie op een overzichtelijke manier weer te geven, zodat mensen gemakkelijk kunnen zien wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is voor bepaalde taken en wanneer ze moeten worden voltooid. Planningsborden kunnen zowel fysiek als digitaal zijn, afhankelijk van de behoeften van de gebruikers. 

Hier zijn enkele kenmerken van planningsborden: 

• Tijdlijn: planningsborden bevatten meestal een tijdlijn waarop datums en deadlines worden weergegeven. Dit helpt bij het plannen van taken en het bijhouden van de voortgang. 
   
• Taken en activiteiten: op het planningsbord worden taken, activiteiten of projecten vermeld. Items worden vaak weergegeven als een kaart, post-it, sticker of digitaal tegeltje. 
   
• Toewijzing van verantwoordelijkheden: planningsborden geven meestal aan wie verantwoordelijk is voor elke taak of activiteit. Dit kan worden aangegeven met namen of initialen van teamleden. 
   
• Statusupdates: de status van taken kan worden bijgehouden, vaak met behulp van symbolen of kleurcodes. Dit helpt bij het snel identificeren van voltooide, lopende of achterstallige taken.  
   
• Flexibiliteit: planningsborden kunnen eenvoudig worden aangepast en bijgewerkt naarmate de situatie verandert. Dit maakt ze geschikt voor agile projectmanagement en het bijhouden van lopende projecten. 
   

• Samenwerking: planningsborden bevorderen vaak samenwerking omdat teamleden gemakkelijk informatie kunnen delen en bijwerken. Dit kan zowel fysiek als digitaal gebeuren, afhankelijk van de beschikbare tools. 
   
• Verschillende toepassingen: planningsborden kunnen worden gebruikt in verschillende contexten, zoals teamprojecten, scrum- en agile-softwareontwikkeling, evenementenplanning, enzovoort. 

Populaire voorbeelden van digitale planningsborden zijn Trello, Jira, Asana en Microsoft Planner. Fysieke planningsborden kunnen bestaan uit whiteboards, prikborden of zelfs gewoon een muur waarop taken en kaarten worden geplakt. Het gebruik van een planningsbord kan de organisatie, communicatie en samenwerking verbeteren, vooral in teamomgevingen waar taken en projecten moeten worden beheerd. 

Een Kanban-bord is een visueel hulpmiddel dat wordt gebruikt in lean- en agile-methodologieën voor projectbeheer en taakbeheer. Het is oorspronkelijk ontwikkeld in de productie-industrie, namelijk bij Toyota, om de productiestroom te verbeteren. Tegenwoordig wordt het echter in verschillende sectoren en voor verschillende soorten werk gebruikt.

 

Een typisch Kanban-bord bestaat uit een fysiek en/of digitaal bord met kolommen en kaarten. Elke kolom vertegenwoordigt een fase in het proces, zoals ‘To Do’, ‘In Progress/Doing’ en ‘Done’. De kaarten op het bord vertegenwoordigen taken, werkitems of projecten die voltooid moeten worden. Elke kaart bevat informatie over de taak, zoals een titel, een beschrijving en mogelijk andere details. 

Het kernidee achter een Kanban-bord is om werk zichtbaar te maken en de workflow te beheren. Teamleden verplaatsen de kaarten van kolom naar kolom terwijl ze door het proces gaan. Bijvoorbeeld, wanneer iemand begint te werken aan een taak, wordt de kaart verplaatst naar de ‘Doing’ kolom, en wanneer de taak is voltooid, wordt deze verplaatst naar de ‘Done’ kolom. Dit geeft een duidelijk beeld van de voortgang van het werk en helpt teamleden om prioriteiten te stellen en de werklast in evenwicht te houden. 

Kanban-borden zijn flexibel en kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van een team of project.  

 
Ze bevorderen ook continue verbetering doordat teamleden kunnen samenwerken om inefficiënties te identificeren en te elimineren. Over het algemeen is het doel van een Kanban-systeem om het werk efficiënter te beheren, de doorlooptijden te verkorten en de productiviteit te verhogen. 

Wat is dan het verschil tussen een Kanban-bord en een scrumbord? 

In rugby duidt de term ‘scrum’ op een methode om het spel te hervatten: spelers grijpen elkaars armen vast, buigen hun hoofden en duwen tegen het andere team om de bal te heroveren. De essentie van een scrum is teamwork, waarbij alle spelers verbonden zijn en als één team naar hetzelfde doel werken. Geen enkele speler opereert op zichzelf. 

In een Agile productieomgeving betekent ‘scrum’ ook teamwork. Scrum is een toepassing van Agile waarbij een team bijeenkomt om te bespreken en te evalueren wat wel en niet goed werkt.  

Een scrumbord wordt gebruikt om het werk bij te houden tijdens korte sprints. Het doel is om alle taken voor het einde van de sprint naar de kolom ‘Klaar’ (Done) te verplaatsen (vergelijkbaar met een Kanban-bord). Er is geen vastgestelde methode voor het opzetten van een scrumbord. Het is aan het team om te beslissen hoe de benodigde informatie wordt weergegeven. 

Voorbeeld scrumbord (bron: venngage.com) 

 
Het scrumbord is meestal onderverdeeld in drie horizontale rijen of verticale kolommen, die het team gebruikt om de voortgang van het werk dat in de huidige sprint is overeengekomen, bij te houden. Een scrumbord kan de volgende kolommen bevatten: 

• ‘Te doen’: de geprioriteerde backlog van productfuncties die gepland staan voor de huidige sprint. 
• ‘In uitvoering’: de lijst van taken die zijn gestart. 
• ‘Testen’: voltooide taken die worden getest ter verificatie. 
• ‘Klaar’: taken die zijn voltooid en getest ter verificatie. 

Je kunt rijen en kolommen toevoegen of verwijderen, afhankelijk van de behoeften van het team. 

Zowel een Kanban-bord als een scrumbord wordt gebruikt om visueel bij te houden wat er moet worden gedaan, welke taken momenteel worden uitgevoerd en wat al is afgerond. Deze Agile borden dragen bij aan het betrokken houden van het team en het behouden van focus op het doel. 

Er zijn echter aanzienlijke verschillen tussen scrum- en Kanban-borden, die de mate van flexibiliteit en structuur weerspiegelen. Hieronder volgen enkele belangrijke verschillen tussen beide methoden: 

1. Timing 
Scrum: in het scrum-framework prioriteren teams het werk en verplichten zich om een bepaald aantal taken binnen een sprint (bv. een korte periode van twee weken) te voltooien. Aan het einde van elke sprint wordt er werk opgeleverd. 

Kanban: Kanban kent geen beperkingen in termen van korte periodes of sprints. Deze methode ondersteunt een continu proces van levering, waarbij teams blijven werken aan taken zodra ze binnenkomen. 

2. Rollen 
Scrum: bij scrum worden specifieke rollen toegekend aan de leden van het team, waaronder de product owner, scrummaster (facilitator) en het ontwikkelingsteam. 

Kanban: Kanbanborden hebben geen vastomlijnde rollen; ze zijn flexibeler in dit opzicht. 

3. Werk in uitvoering 
Scrum: in scrum kunnen taken niet halverwege een sprint aan het bord worden toegevoegd, maar alle taken kunnen tegelijkertijd in de kolom ‘Lopend’ (Doing) staan. 

Kanban: bij Kanban spreekt het team af hoeveel werk tegelijkertijd kan worden uitgevoerd. Wanneer ze taken voltooien, halen ze nieuwe taken uit een wachtrij. 

Een verbeterbord is, net als het Kanban-bord en het scrumbord, een visueel hulpmiddel dat wordt gebruikt in lean management om teamleden te helpen problemen te identificeren, verbeteringen te plannen en de voortgang van een project bij te houden. Het verbeterbord is meestal een fysiek bord of een digitaal platform waarop informatie wordt gedeeld en gevisualiseerd, en het dient als een centraal punt om verbeteringsprocessen te initiëren. 

Enkele belangrijke elementen van een verbeterbord zijn: 

• Doelen en doelstellingen: op het verbeterbord worden de doelen en doelstellingen van het team of de organisatie weergegeven. Dit kan variëren van, bijvoorbeeld, het verminderen van verspilling tot het verbeteren van productkwaliteit. 
• Probleemidentificatie: teamleden kunnen problemen en uitdagingen noteren die ze tegenkomen tijdens hun werkzaamheden. Deze problemen worden vaak visueel weergegeven, bijvoorbeeld met behulp van post-its. 

• Verbeteringsinitiatieven: voor elk geïdentificeerd probleem worden verbeteringsinitiatieven gepland. Teamleden brainstormen over oplossingen en stellen actieplannen op om de problemen aan te pakken. 
• Statusupdates: het bord wordt regelmatig bijgewerkt om de voortgang van elk initiatief weer te geven. Dit kan worden gedaan met behulp van kleurcodes, symbolen of tekst om aan te geven of een initiatief is gestart, voltooid of nog in uitvoering is. 
• Eigenaarschap: elk verbeteringsinitiatief heeft een verantwoordelijke persoon of teamlid dat verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Dit helpt bij het waarborgen van verantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht. 
• Metingen en gegevens: verbeterborden kunnen ook metingen en gegevens bevatten die de voortgang van initiatieven kwantificeren. Dit stelt teams in staat om te beoordelen of de genomen maatregelen daadwerkelijk leiden tot verbeteringen. 

Het gebruik van een verbeterbord bevordert transparantie, samenwerking en een gestructureerde aanpak van continue verbetering binnen een organisatie. Het is een praktische tool die helpt om problemen snel te identificeren en aan te pakken, en om verbeteringen te realiseren in processen, producten of diensten. 

Voorbeeld van een verbeterbord (bron: Buildwise (voormalig WTCB)) 

Een ervaren facilitator of spelleider is essentieel als je het spel effectief wilt gebruiken voor teambuilding- of Obeya-activiteiten. Met de facilitator als gids kun je snel tot een concreet actieplan komen, zonder eindeloos gepraat. Tijdswinst dus! 

1. Op deze website vind je meer achtergrondinformatie die je kan raadplegen. 

2. Start met de online ‘Train the trainer-opleiding’. Hier leer je meer over de Obeya-principes en hoe je het spel kan faciliteren.

 

Deze opleiding is beschikbaar vanaf november 2023. 

3. Speel je het spel voor de eerste keer? Laat je begeleiden door een onderzoeker van Hogeschool PXL! 

De onderzoekers van Hogeschool PXL kunnen op vraag de facilitators en/of teams niet alleen tijdens maar ook na het spel begeleiden. Je kan bij Hogeschool PXL terecht voor workshops over o.a. Lean-principes, Obeya, teamwerk, een digitale Obeya-ruimte en scrummen. Stuur een mail naar bouwindustrie@pxl.be.

Op zondag 29 oktober deelden we onze expertise tijdens het VTM programma Vlaanderen Vraagt, waar de focus lag op de essentiële vraag: “Hoe kan ik mezelf blijven ontwikkelen?”

Samen met Pieterjan Uytterhoeven van Pilipili Games deelden we inzichten over het gebruik van serious gaming en gamification, met speciale aandacht voor ons OBEYA-spel, en hoe dit bijdraagt aan een efficiëntere aanpak van bouwprojecten.