Case “Succesvol uit de startblokken”
Bouwteam
Augustus 2022 – Maart 2023
Inleiding
Het onderzoeksproject Tetra VE 4.0 zet in op het uittesten van lean- en teambuildingstechnieken en -methodieken met als doel efficiënter samenwerken in het voortraject van D&B-projecten. Bij het coachen van de casestudies door het onderzoeksteam wordt ingezet op bestaande (lean en team) technieken welke reeds in het buitenland of in kleinere projecten in Vlaanderen werden gevalideerd. Het project beoogt experimenteel een meer gedragen validatie voor de Vlaamse bouwsector te bekomen. Op een mogelijk atypische manier zet het onderzoeksteam deze technieken uit in de casestudies, wat concreet betekent dat de impact van de coaching voor én na het experiment wordt gemeten. Het onderzoeksteam biedt geen consultancy, noch garantie op een succesverhaal. Het resultaat van het experiment, de gemeten impact, kan zowel positief als negatief zijn.
Voorstelling casestudie
Bij elk D&B-dossier kan de samenstelling van het team verschillen, ook al werken ze voor dezelfde bedrijven en bedrijven die al vaker hebben samengewerkt. Om hier optimaal op in te zetten heeft een bouwteam in april 2022 de workshop ‘Teamwerk’ gevolgd met een team van afgevaardigden uit de 4 bedrijven. De resultaten van deze workshop zijn opgenomen in het eindverslag ‘Teamwerk’.
Ondertussen is er een nieuwe oproep gelanceerd voor een D&B-project. De aannemer en architect willen deelnemen aan de wedstrijd met dezelfde partners als tijdens de workshop. Ze willen in deze wedstrijdfase gebruikmaken van de expertise van PXL. In augustus 2022 zijn we gestart met de case ‘Succesvol uit de startblokken’. De teamcanvas die is uitgewerkt in de workshop ‘Teamwerk’ is in de voorbereiding van de case terug bekeken om daaruit actiepunten te destilleren.
Plan van aanpak
Op 10 augustus 2022 is het volledige team dat betrokken is bij de wedstrijd uitgenodigd op de fysieke kick-off meeting.
Op het programma staat:
- Kennismaken
- Aanpak planning
- Kansen & risico’s
- Documentbeheer
- Impactmeting
- Afsluiting
Tool | Fysieke Kick-off
Om de teamwerking optimaal op te starten is ervoor geopteerd om de kick-off fysiek te laten doorgaan. Hoewel vaak met dezelfde partijen wordt samengewerkt, kennen de medewerkers binnen dit dossier elkaar nog niet persoonlijk. Kennismaken met elkaar, en high level samen de grote lijnen in kaart brengen, versterkt het teamgevoel. De medewerkers kregen ook meer inzicht in elkaars taken, en zagen ook de invloed op elkaars werkzaamheden, waardoor de “eilanden” toch meer evolueerden naar “samenwerken”.
Tool | Aanpak Planning
Bij de start van een omvangrijk project met verschillende partners is het een “must” om een goede planning uit te werken. Start met de deadline en werk de planning uit met op weekniveau duidelijke milestones, overlegmomenten, studieoverleg en de taken van de partners.
Het planbord is gedurende het project een vast agendapunt. De papieren versie is na de kick-off omgezet in MS-project.
Tool | Kansen en risico’s
Ism Ad Dane –OmneoManagement
Beheersen van risico’s is, naast een goede planning, van groot belang om er bij de start van een project bij stil te staan.
Een Risico = kans op een ongewenste gebeurtenis
= KANS x EFFECT
Het team krijgt als opdracht om risico’s in kaart te brengen. Ze lijsten daarna de risico’s op volgens de principes van kans en gevolg. Vervolgens formuleren ze tegenmaatregelen om de risico’s te elimineren of te beperken. Tot slot nemen ze concrete acties op in de planning.
Als aanzet voor deze oefening hebben we enkele risico’s gepresenteerd die ze geformuleerd hebben tijdens de workshop ‘Teamwerk’. Zie hieronder.
Tijdens de kick-off kregen alle partijen de kans hun belangrijkste zorgen/risico’s te benoemen, en zijn de risico’s gezamenlijk in een Kans/Effect-matrix gekwantificeerd. Voor de belangrijkste risico’s zijn tegenmaatregelen benoemd, en deze zijn meegenomen in het voorbereidingsproces.
Tool | Documentenbeheer
De projectcoördinator van het bouwbedrijf heeft bij de opstart uitgelegd hoe en waar de documenten worden opgeslagen, gebaseerd op de richtlijnen conform het ISO19650-traject dat binnen dit aannemersbedrijf wordt uitgerold. Ze gebruiken hiervoor filecloud. De documenten worden bewaard in mappen per “auteur”. Voor de documentbenaming is een duidelijke richtlijn opgesteld. Vermits het niet mogelijk is om automatisch op de hoogte gebracht te worden van “nieuwe documenten”, is het noodzakelijk om telkens wanneer nieuwe documenten worden opgeladen, alle projectdeelnemers hiervan via mail op de hoogte te brengen.
Tool | Impactmeeting Teamwerking
Tot slot hebben alle teamleden de vragenlijst van Lencioni ingevuld bij de start en bij de afsluiting van het traject. De resultaten zijn na de kick-off meeting verwerkt en gedeeld met de projectcoördinator van het aannemersbedrijf en de hoofdarchitect.
Op basis van de resultaten na de kick-off hebben we enkele tips uitgewerkt waarmee het team gedurende het traject aan de slag kan gaan.
Opvolging na 1 maand
Eén maand na de opstart van het project hebben we een teams-meeting gevolgd en de volgende zaken genoteerd:
Structuur en organisatie
IS, IT lijken al goed betrokken en vertrokken. Opvallend was de redelijk late reflectie over de globale planning en zelfs een verwijzing naar globale planning waar bij de opstart veel tijd is ingestoken om het op punt te krijgen.
Nieuwe leden krijgen een beperkte introductie en een duidelijke agenda ontbreekt. Het team duikt onmiddellijk in de bespreking van thema’s. op het einde van de discussies worden geen duidelijke beslissingen genomen die ook niet terug te vinden zijn in de verslagen.
De tip die we in de nabespreking hebben gegeven is het (op voorhand) opstellen van een agenda met thema’s, tijdsblokken en personen die input moeten geven.
Samenwerking & rollen
We stellen een mooie interactie vast bij het kernteam” AA-AR-IS-IT”, dat al goed op elkaar ingespeeld is. Het hybride vergaderen lijkt nog niet zo goed te lukken. Er is geen interactie met de partijen die via Microsoft Teams de vergadering volgen.
Feedback na 8 maanden bij indiening van D&B-dossier
- Fysieke samenkomsten
Reacties van de deelnemers
- Arch: hoe langer hoe meer fan van digitaal vergaderen. De fysieke kick-off is wel waardevol omdat je de mensen leert kennen. Vanaf het begin alle partijen betrekken is wel waardevol, omdat iedereen dan bij de start gebrieft wordt.
- Aannemer: idem. We staan er sindsdien op dat dit de standaard wordt, we zijn overtuigd dat dit heel nuttig is. Ook de inhoudelijke toelichting is nuttig, zodat niet iedereen zelf zijn eigen ding uit het dossier haalt. Bij de kick-off zie je dan ook het groter geheel. Digitaal vergaderen op weekniveau heeft voordelen, meer gewend sinds corona, maar voor echte werkvergaderingen best fysiek samenkomen. Ook bij milestones fysiek samenkomen is nuttig.
- Ir stab: meer fan van digitaal vergaderen, minder tijdverlies, je kan dan ook het model delen, je kan vanaf de zijlijn beter volgen. Zeker startvergadering fysiek is wel nuttig.
- Aanpak planning
Reacties van de deelnemers:
- Fysiek of digitaal meenemen in planning heeft goed gewerkt.
- Wekelijkse opvolging op basis van de planning was meer dan in andere projecten, mensen hebben zelf inspraak gehad, en waren ook geëngageerd, hebben ook begrepen hoe ze deel zijn van het geheel, hoe anderen afhangen van hun input. Terugkomen op de planning was daarom bekijken hoe iemand input kan leveren op het juiste moment, en of de anderen verder kunnen. Op die manier heeft het wel meer geleefd.
- EPB – heeft de kick-off gemist, wel gemerkt dat hij dit gemist heeft, maar input kwam wel duidelijk via mail binnen.
- Belangrijkste van de kick-off was: we spreken wekelijks dan en zo af, en dat is echt in de agenda gezet en gehouden. Na de kick-off zijn ook al die vergaderverzoeken in Outlook uitgestuurd. Moeilijkheid was vanaf de kick-off tot indienen offerte heeft dit vlot gelopen, maar dan is het vanuit de kant van de opdrachtgever onduidelijk geweest. We zitten nu in maart, en krijgen nu pas info over het vervolgmoment. Begin januari zijn er veel vragen & antwoorden geweest, nu wordt een bafo ingediend.
- Planning kon goed gehouden worden, ook omdat het bestek duidelijk was.
- Helemaal op het einde heeft de tegenpartij gevraagd voor termijnverlenging, maar dat was hier niet nodig.
- Calculatie vroeger betrekken: alles was wel tijdig klaar, calc kon nu van in het begin zien wat er allemaal gebeurt, en dat als er wijzigingen komen dat ze daar ook voeling mee hebben, en weten waar het vandaan komt.
- Kansen & Risico’s
Reacties van de deelnemers:
- Aannemer: meerwaarde t.o.v. de rest eerder beperkt, ook als uitkomst vrij voorspelbaar, waren ook planningsgebonden, is ook voor een stuk meegenomen in de planning. Algemeen waar het misloopt: als bestekken niet duidelijk zijn, als er dingen veranderen… wat moeten we dan voorstellen? Dan is het ook moeilijk om de 1ste milestone te halen. Dat is een heel groot risico, maar de scenario’s zijn beperkt.
- Documentenbeheer
Reacties van de deelnemers:
- Aannemer: nog te evalueren intern, nog wat sleutelen aan structuur van naamgeving, zelf ook nog aan het zoeken. Heeft vooral te maken dat als je straks op een platform werkt dat dit uw versiebeheer beïnvloedt, dan gaat het zeker zijn meerwaarde hebben, maar niet zo makkelijk te integreren en iedereen mee te krijgen. Arch en ir zou die structuur moeten overnemen, maar zij moesten dat heel de tijd aanpassen. Nu was het te complex. Het moet een meerwaarde zijn voor iedereen.
- Naar de toekomst: als opdrachtgever bepaalde structuur vraagt dat we dit vanaf het begin overnemen, en niet op het laatste moment.
- We proberen dit ook in volgende opdrachten mee te nemen.
- Impactmeeting
Ter voorbereiding van de meeting hebben alle teamleden via mail een uitnodiging gekregen om de vragenlijst van Lencioni opnieuw in te vullen.
Zes personen hebben de vragenlijst ingevuld. De scores van de twee bevragingen zijn opgenomen in onderstaande tabel. De scores die ingekaderd zijn, zijn de resultaten van de tweede bevraging.
Reacties van de deelnemers:
- Arch: vooral op gebied van betrokkenheid complimenten aan de aannemer, ze nemen dingen in handen die je niet zou verwachten, ook bij feedbackronde overzicht in orde gemaakt.
- Aannemer : ook misschien wel omdat we in het begin samen hebben gezeten, meer het gevoel dat je meer vertrouwen hebt, dat iedereen inzicht heeft.
Kick-off is echt nodig om goed op te starten als team, helpt ook naar open communicatie.
- Arch > aannemer: aannemer is heel gestructureerd, ook open communicatie, proactief. Dat vindt de aannemer ook echt zijn rol, coördineren, faciliteren, organiseren.
Vb. verantwoordelijkheid – resultaat misschien beïnvloed door interactie & frustratie naar opdrachtgever?
- Epb – van de 20 projecten waar hij betrokken was, was dit wel de meest aangename, communicatie maakt heel veel uit
Onderzoeksvraag 1
Heeft de toegepaste lean- en/ of aandacht voor teamwerk effect gehad op de doorlooptijd van D&B? Kan je dat uitdrukken in %? Heeft dit een effect gehad op de klantentevredenheid?
Reactie bouwteam:
Effect zit hem vooral in de kwaliteit, minder dubbel werk, minder herzieningen… betere flow.
We hadden niet de indruk dat we tijd te kort hadden.
Calculatie heeft wel rustiger kunnen werken, bv. meer vertrouwen dat het op tijd klaar kon zijn.
Onderzoeksvraag 2
Hoe kan ervoor gezorgd worden dat voorbereidingsprocessen van D&B-projecten in bouwteams verder nog beheersbaarder worden? Hebben jullie hier zelf iets voor gedaan, en zo ja, wat?
Epb en technieken zitten soms niet op dezelfde golflengte, soms contradictorisch, misschien meer interactie voorzien tussen beide partijen? Dit is nu altijd wat later.
In dit project hebben we ook ‘werkoverlegmomenten ’ gehouden rond een bepaald thema, los van de wekelijkse meetings. De resultaten van deze overlegmomenten werden teruggekoppeld op de wekelijkse meetings.
Van alle meetings wordt een verslag gemaakt en naar iedereen doorgestuurd, zodat alle partijen op de hoogte zijn, ook als ze niet actief aan de meetings hebben deelgenomen.
Onderzoeksvraag 3
Welke digitale applicaties gebruiken jullie om voorbereidingsprocessen van D&B-projecten te monitoren en hoe geschikt zijn deze bestaande digitale applicaties ?
Voor het uitwisselen van documenten gebruikten we Filecloud.
Onderzoeksvraag 4
Zien we door de deelname aan het TETRA VE 4.0 project een verhoogde medewerkerstevredenheid in het team?
En kan dit een effect hebben op het aantrekken van talent en het invullen van knelpuntvacatures?
We hebben nu een vacature lopen en we merken wel een verschil van hoe we in de markt staan als bedrijf. Ons bouwbedrijf staat meer bekend als betrouwbare partner die mooie dingen maakt, ook met een fijne werkomgeving.
Het is deel van het geheel dat u als bedrijf profileert, in die zin heeft het wel een positieve invloed op het aantrekken van nieuwe talenten.
Je ziet op een paar jaar wel evolutie, meer communicatie tussen diensten e.d.
Arch: zelf heel positieve ervaring in dit project.
Eindconclusie partijen
Kick-out: jammer dat weinig partijen betrokken waren.
Het is wel een bewuste keuze hier tijd in te steken, omdat je gelooft dat de tijd die je hier insteekt zichzelf terugbetaalt.
In die zin moeten we andere partijen misschien nog wel meer overtuigen van de meerwaarde, om te reflecteren, zijn we goed bezig, wat kan beter?
Wij doen dit als bedrijf, en de resultaten komen er wel uit. Wij zijn wel overtuigd dat het daarom beter loopt, door die bijkomende inspanning.
Eindconclusie PXL
Als eindconclusie mogen we stellen dat deze case zeer positief verlopen is met een verbetering op vlak van samenwerken, efficiënter en sneller werken.
De kick-off sessie bij de opstart van een nieuw project D&B is ondertussen gestandaardiseerd bij het deelnemende aannemersbedrijf.
De combinatie van online meetings en 1 op 1 meetings blijven ze aanhouden.
Een negatief punt blijft het beperkt contact met de opdrachtgevers tijdens de ontwerpfase.