Insights Discovery en Teamwerk
Oktober 2022
Inleiding
Het onderzoeksproject Tetra VE 4.0 zet in op het uittesten van lean- en teambuildingstechnieken en -methodieken met als doel efficiënter samenwerken in het voortraject van D&B-projecten. Bij het coachen van de casestudies door het onderzoeksteam wordt ingezet op bestaande (lean en team) technieken welke reeds in het buitenland of in kleinere projecten in Vlaanderen werden gevalideerd. Het project beoogt experimenteel een meer gedragen validatie voor de Vlaamse bouwsector te bekomen. Op een mogelijk atypische manier zet het onderzoeksteam deze technieken uit in de casestudies, wat concreet betekent dat de impact van de coaching voor én na het experiment wordt gemeten. Het onderzoeksteam biedt geen consultancy, noch garantie op een succesverhaal. Het resultaat van het experiment, de gemeten impact, kan zowel positief als negatief zijn.
Voorstelling casestudie
De aannemer startte in april 2022 met een D&B-team, bestaande uit 2 personen die recent zijn aangeworven. Ze willen D&B op de kaart zetten, met een focus op scholen. Voor de uitwerking van de projecten gaan ze samenwerken met 3 geprefereerde partners: Architecten, Studiebureau en Installatiebedrijf.
Ze zijn vragende partij om een case uit te werken met focus op kennismaking, teamwerk en teamafspraken. Hun kennis van LEAN en ervaring met LEAN werken is eerder beperkt. Tijdens het intakegesprek werd de vraag gesteld hoe ze een project beter kunnen opvolgen en eventuele sancties kunnen opleggen. We kunnen hen ondersteunen bij een betere projectplanning.
Plan van aanpak
Om het team te laten kennismaken met LEAN en om de hechtheid en de binding van het team te evalueren en te verbeteren, werd gestart met Insights Discovery met als bedoeling de persoonlijkheidsprofielen in kaart te brengen en elkaar te ontdekken als team.
Twee weken later hebben we hun manier van samenwerken onder de loep genomen, met als doelstelling manieren te vinden om efficiënter met elkaar te werken in functie van tijdswinst en transparante communicatie.. Efficiënter werken in dit proces betekent een meerwaarde voor het TETRA-project en de andere partners in het project.
Na een intakegesprek in juni 2022 met Aannemer, werd het team uitgenodigd om op basis van een vragenlijst inzicht te krijgen in hun persoonlijkheidsprofiel en dat van de collega’s.
Op 13 oktober zijn deze inzichten gedeeld in een workshop ID.
Op 24 oktober hebben we een workshop gegeven met als thema “Hoe bouwen aan een succesvol team?”.
CASE 1: Insights Discovery
Voorafgaand: afnemen bevraging “Insights Discovery”
13/10/2022:
Een team is op z’n sterkst wanneer al de teamleden perfect op elkaar zijn ingespeeld. Door het kennen van elkaars sterktes weet je hoe best met elkaar wordt samengewerkt om als team op de meest efficiënte wijze gezamenlijke doelen te bereiken. Insights Discovery maakt ieders eigenschappen zichtbaar. Doordat deze typische eigenschappen van iedere medewerker in een teamwiel worden weergegeven, kan erover gewaakt worden dat een team steeds ideaal is uitgebalanceerd.
De workshop werd gestart met vragen aan de teamleden over eerdere ervaringen met Insights Discovery of soortgelijke tools. Dat is belangrijk om de beginsituatie te achterhalen. Aansluitend werd na een persoonlijke reflectie a.d.h.v. kaartjes met eigenschappen gestart met de interactie met het team. Gaandeweg doorheen de workshop werd de opbouw, de interpretatie en het verband met emoties tussen de verschillende kleuren van het Insights-wiel uitgelegd. Voorbeelden van situaties en reacties uit het dagelijks leven “in de bouwwereld” werden gebruikt om de herkenbaarheid te vergroten.
Tijdens het tweede deel van de Insights-workshop werden persoonlijke profielen, die tot stand kwamen na het invullen van een vragenlijst, uitgedeeld aan de deelnemers. Na een validiteitscheck –die voor iedere deelnemer positief was – kon iedereen zijn/haar eigen boekje met persoonlijke info doorlezen.
De interpretatie van de grafieken in ieders persoonlijk boekje werd verduidelijkt. Iedere deelnemer ontving de 4 Insights-blokjes die volgens de eigen kleurenvolgorde gestapeld werden. Ook het teamwiel, met daarin de positie van ieders persoonlijkheid, werd besproken. Omdat het belangrijk is dat teamleden elkaar beter leren kennen, werd geadviseerd om onderling elkaars boekje te laten lezen. Zeker het hoofdstuk aangaande de omgang met de ander. Hoe reageer je het best? Of hoe best niet?
Ter afsluiting werd een rollenspel gespeeld om te benadrukken dat je voor een goede communicatie moet uitgaan van de eigenschappen van de ander, wil je succesvol zijn.
De deelnemers bevestigden bij het einde van de workshop dat de opgedane kennis over henzelf én over de teamleden een positieve bijdrage zou kunnen leveren voor een effectievere communicatie in de toekomst. Om de inhoud van deze workshop langer tastbaar te maken ontvingen de deelnemers nog een PDF met een samenvatting en do’s en don’ts vanuit de expertise van Insights Discovery.
CASE 2: Hoe bouwen aan een succesvol team?
24/10/2022:
In het 2de gedeelte van de case lag de focus op “beter samenwerken als team”. Tijdens het voorbereidende gesprek kwam naar boven dat er geen duidelijk kader aanwezig was om afspraken te maken en op te volgen.
De workshop startte met het delen van hun verwachtingen, die, zoals hieronder genoteerd, gelinkt zijn aan zeer praktische zaken.
Daarna hebben ze de opdracht gekregen om de 5-vinger-oefening te doen.
Elke deelnemer kreeg de opdracht om op een vel papier een hand te tekenen en 5 vragen te beantwoorden rond het thema ‘samenwerken’, waarbij iedere vraag gelinkt is aan een vinger. De successen, frustraties en groeimogelijkheden werden gedeeld in het team. Deze oefening resulteerde in zeer bruikbare informatie die later in de workshop de basis vormt voor het uitwerken van concrete actiepunten.
Als volgende stap hebben we een theoretische uitleg gegeven over de 5 bouwstenen om tot een succesvol team te komen volgens Patrick Lencioni.
Op het einde van de theoretische uitleg werd het team uitgenodigd om op de piramide van Lencioni, die op de grond lag, plaats te nemen op de laag waarvan elk individu dacht dat hun team scoorde.
De teamleden waren verdeeld over de lagen betrokkenheid en verantwoordelijkheid.
In tegenstelling tot andere workshops hebben we de teamleden niet gevraagd om op basis van 15 vragen hun positie op de piramide van Lencioni te bepalen, omdat het naast de bevraging van ID een overkill zou zijn met weinig meerwaarde.
In de laatste fase van de workshop zijn de teamleden op zoek gegaan naar WAT voor het team belangrijk is om als team efficiënter samen te werken. Het opzet is om te komen tot een instrument dat gebruikt kan worden om het functioneren van het team op te volgen en te verbeteren. Het framewerk kan achteraf ook gebruikt worden om nieuwe teamleden te introduceren in de teamverwachtingen en -acties.
De deelnemers kregen de opdracht om te overlopen wat genoteerd stond op de vellen met de 5- vinger-oefening en ze kregen de opdracht om te noteren op groene, gele of oranje post-its waarmee ze wilden verdergaan (groen) , starten (geel) of stoppen (roze).
De post-its werden verzameld tegen een wand. Als volgende stap besliste het team welke acties weerhouden bleven.
Deze info was de basis voor een concreet plan van aanpak:
- Wat gaan we veranderen?
- Welke rol wil jij opnemen in dit team, welke rol zie je iemand anders in het team opnemen?
Actieplan
Waar we als onderzoekers van PXL steeds de aandacht op richten bij het uitwerken van een actieplan is de stapsgewijze aanpak. Begin klein, vier successen en ga voor de volgende stap.
Testimonial Feedback gesprek na case 1 & 2
Conclusie:
Vanuit het onderzoeksteam van PXL hebben we twee belangrijke observaties gedaan.
Enerzijds was het opvallend hoe ongestructureerd het team aan projecten werkte en anderzijds waren de individuele reflecties bij de 5-vinger-oefening doordacht en is er een basis om beter en efficiënter samen te werken als team op toekomstige projecten.
Om de implementatie van het actieplan te kunnen opvolgen, is het wenselijk om na 3 maanden met het team samen te komen om resultaten te bespreken en/of extra acties op te zetten, zoals een basisopleiding Lean.