Teambuilding en efficiënt samenwerken
Architectenbureau
Juni 2022- september 2022
Inleiding
Het onderzoeksproject Tetra VE 4.0 zet in op het uittesten van lean- en teambuildingstechnieken en -methodieken met als doel efficiënter samenwerken in het voortraject van D&B-projecten. Bij het coachen van de casestudies door het onderzoeksteam wordt ingezet op bestaande (lean en team) technieken welke reeds in het buitenland of in kleinere projecten in Vlaanderen werden gevalideerd. Het project beoogt experimenteel een meer gedragen validatie voor de Vlaamse bouwsector te bekomen. Op een mogelijk atypische manier zet het onderzoeksteam deze technieken uit in de casestudies, wat concreet betekent dat de impact van de coaching voor én na het experiment wordt gemeten. Het onderzoeksteam biedt geen consultancy, noch garantie op een succesverhaal. Het resultaat van het experiment, de gemeten impact, kan zowel positief als negatief zijn.
Voorstelling casestudie
Het architectenbureau bestaat uit een jong team van 7 medewerkers.
Ze zijn vragende partij om een case uit te werken voor hen met focus op teambuilding en efficiënt samenwerken. LEAN kennis en ervaring met LEAN werken is eerder beperkt.
LEAN is een manier van denken en werken die impliceert dat medewerkers in hechte teams samen werken, teambinding is een basisvereiste om LEAN te kunnen uitrollen in je organisatie. Anderzijds start LEAN verbeteren steeds vanuit een procesanalyse.
Plan van aanpak
Om het team te laten kennismaken met LEAN en om de hechtheid en de binding van het team te evalueren en te verbeteren, werd gestart met Insights Discovery met als bedoeling de persoonlijkheidsprofielen in kaart te brengen en elkaar te ontdekken als team.
Drie maanden later hebben we hun manier van samenwerken onder de loep genomen, met als bedoeling om manieren te vinden om efficiënter met elkaar te werken in functie van tijdswinst en transparante communicatie.. Efficiënter werken in dit proces betekent een meerwaarde voor het TETRA-project en de andere partners in het project.
Na een intakegesprek in mei 2022 met de zaakvoerster en haar collega werd het team uitgenodigd om op basis van een vragenlijst inzicht te krijgen hun persoonlijkheidsprofiel en dat van de collega’s.
Op 16 juni zijn deze inzichten gedeeld in een workshop ‘Insights Discovery’.
Op 9 september hebben we, na een tussentijds feedbackmoment met de zaakvoerster, een workshop gegeven met als thema ‘Efficiënt samenwerken’.
CASE 1: Insights Discovery
Voorafgaand: afnemen bevraging “Insights Discovery”
16/06/2022: Insights met alle teamleden
Een team is op z’n sterkst wanneer al de teamleden perfect op elkaar zijn ingespeeld. Door het kennen van elkaars sterktes weet je hoe met elkaar best wordt samengewerkt om als team op de meest efficiënte wijze gezamenlijke doelen te bereiken. Insights Discovery maakt ieders eigenschappen zichtbaar. Doordat deze typische eigenschappen van iedere medewerker in een teamwiel worden weergegeven, kan erover gewaakt worden dat een team steeds ideaal is uitgebalanceerd.
De workshop werd gestart met vragen aan de teamleden over eerdere ervaringen met Insights Discovery of soortgelijke tools. Dat is belangrijk om de beginsituatie te achterhalen. Tevens werd een korte rondvraag gedaan omtrent de tijd dat de teamleden elkaar reeds kennen, en hoe goed men denkt dat men elkaar kent. Alleszins bleek dat dit team reeds erg goed op elkaar ingespeeld was, en de teamleden zich best wel veilig voelden in hun werkomgeving. Aansluitend werd na een persoonlijke reflectie a.d.h.v. kaartjes met eigenschappen gestart met de interactie met het team. Gaandeweg doorheen de workshop werd de opbouw, de interpretatie en het verband met emoties tussen de verschillende kleuren van het Insights-wiel uitgelegd. Voorbeelden van situaties en reacties uit het dagelijks leven “in de bouwwereld” werden gebruikt om de herkenbaarheid te vergroten.
In het tweede deel van de Insights-workshop werden persoonlijke profielen, die tot stand kwamen na het invullen van een vragenlijst, uitgedeeld aan de deelnemers. Na een validiteitscheck – die voor iedere deelnemer positief was – kon iedereen zijn/haar eigen boekje met persoonlijke info doorlezen.
De interpretatie van de grafieken in ieders persoonlijk boekje werd verduidelijkt. Iedere deelnemer ontving de 4 Insights-blokjes die volgens de eigen kleurenvolgorde gestapeld werden. Ook het teamwiel, met daarin de positie van ieders persoonlijkheid, werd besproken. Omdat het voor een optimale communicatie belangrijk is dat teamleden elkaar nóg beter leren kennen, werd geadviseerd om onderling elkaars boekje te laten lezen. Zeker m.b.t. het hoofdstuk aangaande de omgang met de ander. Hoe reageer je het best? Of hoe best niet? Wat is iemands waarde voor het team?
Ter afsluiting werd een rollenspel gespeeld om te benadrukken dat je voor een goede communicatie moet uitgaan van de eigenschapen van de ander, wil je hierin succesvol zijn.
De deelnemers bevestigden bij het einde van de workshop dat de opgedane kennis over henzelf én over de teamleden een positieve bijdrage zou kunnen leveren voor een effectievere communicatie in de toekomst.
CASE 2: Efficiënt samenwerken
09/09/2022:
In het 2de gedeelte van de case lag de focus op “beter/efficiënter samenwerken als team”. Tijdens het voorbereidend gesprek kwamen volgende onderwerpen naar boven: efficiënter werken is van toepassing op groepsplanning – individuele planning – vergaderingen – e-mails – focusmomenten – thuiswerk…
De workshop startte met de 5-vinger-oefening.
Elke deelnemer kreeg de opdracht om op een vel papier een hand te tekenen en 5 vragen rond het thema ‘samenwerken’ te beantwoorden, waarbij iedere vraag gelinkt is aan een vinger. De successen, frustraties en groeimogelijkheden werden gedeeld in het team. Dit is interessante informatie die later in de workshop de basis vormt voor het uitwerken van concrete actiepunten.
In de tweede ronde hebben we met het team een stap terug gezet volgens het principe van STEP
(Stop – Think – Evaluate – Proceed), vertaald naar het Nederlands in STOP – DENK – EVALUEER – VERVOLG.
4 thema’s werden kort en theoretisch toegelicht om daarna door het team te vertalen naar hun huidige werking.
- Jaarplanning
Een teamlid heeft op papier een planning uitgewerkt voor de komende 3 maanden. Het document hangt in een hoek en wordt niet bijgewerkt of gebruikt tijdens vergaderingen om bij te sturen.
Een jaarplanning uitwerken is niet haalbaar omdat opdrachten zich niet zo lang op voorhand aanbieden.
- Projectopvolging/vergadercultuur:
Bovenstaand vergaderplan werd gekoppeld aan enkele eenvoudige en toepasbare tips, zoals:
- het ontwikkelen van een vast vergaderritme met het team,
- de gewonnen tijd gebruiken om asyncroon te werken met collega’s,
- documenten delen in teams of een ander platform zodat de teamleden eraan kunnen werken waar en wanneer ze tijd hebben,
- vergroot de transparantie rond WIE WAAR aan WERKT.
Efficiënt vergaderen doe je ook max. 1 uur, met een duidelijke agenda, goed voorbereid en met duidelijke afspraken over wie wat verder opvolgt.
- Focustijd versus stoorzenders op het werk
Bij de vraag welke stoorzenders er bij het architectenbureau terug te vinden zijn, kwamen volgende zaken naar boven: telefoons van collega’s, telefoons van klanten die direct een antwoord willen, e-mails die blijven binnen komen, collega’s die bellen in het open landschapsbureau, collega’s die vragen stellen zoals “heb je even?”.
Waar wij vanuit ervaring de nadruk op willen leggen is dat de grootste stoorzenders in hun eigen hoofden zitten! Tijdens de workshop hebben we oorzaken en oplossingen verder toegelicht. Verderop in het actieplan heeft het team concrete oplossingen bepaald om hiermee beter om te gaan.
- Email-verkeer
In het voorbereidend gesprek met de zaakvoerster kwam sterk naar boven dat ze geleefd werd door haar mailbox en ze dit ook gebruikte om op de hoogte te blijven van de lopende dossiers.
In de workshop hebben we het principe van “Getting things done” toegelicht.
In de derde ronde hebben we de theorie gekoppeld aan de resultaten van de 5-vinger-oefening. Tijdens een gezamenlijk overleg werd een actieplan uitgewerkt door en voor het team met een opsplitsing in planning – vergaderen – focussen – e-mails.
De afgesproken actiepunten hebben allemaal betrekking op efficiënt werken en samenwerken: ze starten met een scrumbord, slaan verslagen op in OneNote, de maandelijkse teamvergadering van 1 uur is vastgelegd in alle agenda’s (opvolgen of 1 meeting per maand voldoende is), binnenkomende telefoons worden dagelijks tussen 12.00u en 14.00 geblokkeerd en een voicemailbericht wordt ingesproken. Tot slot wordt een mappenstructuur uitgewerkt om snel dossiers te kunnen terugvinden. Aan de verschillende actiepunten zijn teamleden gekoppeld die dit verder opvolgen.
Na 3 maanden plannen we een opvolgmeeting in met het team om het effect van de actiepunten te bespreken.
08/02/2023: Evaluatiegesprek na Case 1 en 2
Ter voorbereiding van de feedbackgesprekken van de cases hebben we een vragenlijst als leidraad voor het gesprek. De 4 onderzoeksvragen die geformuleerd zijn in de aanvraag van het TETRA-project zijn onderdeel van de vragen.
De Insights-oefening leeft nog heel sterk in het team. Het heeft hen geholpen om hun zelfkennis te verhogen. Het team weet nu veel beter wat ze aan elkaar hebben en voor projecten wordt meer gekeken welke duo’s gevormd kunnen worden die qua profiel elkaar aanvullen (bv. J. en A.).
Insights en andere online testen zijn regelmatig gespreksstof tijdens de middagpauze.
Op het einde van de workshop zijn 12 actiepunten genoteerd door het team waaraan ze de komende 3 maanden aandacht aan wilden geven.
6 van de 12 actiepunten zijn al aangepakt en hebben een gewenst resultaat:
- Planning
- OneNote is geïnstalleerd met als voordeel dat er een beter overzicht is van de dossiers en de teamleden samen aan de documenten kunnen werken.
- De zaakvoerder heeft haar privé-afspraken opgenomen in haar werkagenda. Of de andere teamleden dit toepassen is niet duidelijk.
- Vergaderen
- De maandelijkse teamvergadering is vastgelegd in de agenda’s van alle collega’s. Op de agenda staat het overlopen van de lopende en/of nieuwe dossiers en helpt bij de planning (papieren versie aan de wand is weggehaald). Collega’s vergaren zo sneller kennis, en het vertrouwen in elkaar en het nemen van verantwoordelijkheid is toegenomen.
- Focussen
- J. zet regelmatig zijn koptelefoon op om zich te kunnen focussen.
- Het stembericht is geïnstalleerd dat de medewerkers tussen 12.00u en 14.00u niet bereikbaar zijn.
- De focustijd van de zaakvoerder is verbeterd.
- E-mails
- Principe om iemand in CC te zetten ter info wordt toegepast. Hierdoor krijgt de zaakvoerder minder mails.
- Outlook is aangepast zodat alle e-mails waarin de teamleden in CC staan in het grijs worden weergegeven.
Conclusie:
De workshops hebben meer inzicht gegeven in aanwezige sterktes en verbeterpunten. Tijdens de workshop ‘Efficiënt samenwerken’ zijn enkele pijnpunten naar boven gekomen die vertaald zijn in een actieplan. Een direct gevolg is meer rust bij de zaakvoerder, bewuster bezig zijn en efficiënter werken via OneNote. Het is duidelijker waar prioriteit op moet gelegd worden en dit is bespreekbaar in het team met als gevolg dat verbeteringen worden gezocht.
Het doel is nog niet voor 100% bereikt, de aanzet is gegeven en het team is er positief mee aan de slag gegaan. Aandacht blijven geven aan de actiepunten is belangrijk om er een gewoonte van te maken.
Het team heeft als volgend actiepunt “het installeren van een scrumbord”. Op basis van de ervaringen die we hiermee hebben in het onderzoeksteam van PXL kunnen we dit zeker aanraden.
Vanuit PXL zullen we het verbeterbord van Buildwize met hun delen.
M.b.t. de onderzoeksvragen:
- De doorlooptijd van een project is niet verkort na de 2 workshops. Het architectenbureau zet zeer sterk in op klantentevredenheid. Persoonlijke connectie en ontzorgen van de klant zijn hun sterkte. Om te kunnen oordelen of dit een positief effect heeft op een versterkte klantenbinding is de periode van 2 jaar te kort.
- Het architectenbureau heeft de afgelopen 2 jaar bewust niet deelgenomen aan D&B-projecten.
- Het architectenbureau heeft actief deelgenomen aan de werkgroep ‘Draaiboek D&B’ met als bedoeling om het draaiboek in MS-project mee vorm te geven en achteraf te gebruiken indien mogelijk.
Onderzoeker Jo Wels geeft toelichting over de toepassing van QR-codes, gekoppeld aan de laatste ontwerpen/plannen.
- Door het organiseren van de 2 workshops is de medewerkerstevredenheid toegenomen.
Er wordt sneller feedback gegeven aan elkaar.
Op basis van een kort bericht op LinkedIN over de Insights workshop heeft een architect gesolliciteerd voor een job bij het architectenbureau omdat de kandidaat belang hecht aan teamwerk en dit herkent bij het architectenbureau.