Verbeterbord
Waarom?
Het verbeterbord is een mooie eerste stap om binnen je team met verbeteren aan de slag te gaan: waar lopen we tegenaan? Wat is er nodig om het proces beter te laten lopen? Hoe slagen we er stap voor stap in om het proces te verbeteren? Verbeteropportuniteiten worden gevisualiseerd, en op regelmatige tijdstippen behandeld.
Wat & hoe?
Maak gebruik van het Verbeterbord van Buildwise. We lopen even samen door de verschillende fases op het bord:
In Fase 1 kan iedereen op alle dagen ideeën posten en verzamelen, zonder dat je er direct mee aan de slag gaat.
Fase 2: bij de wekelijkse meeting overloop je samen met het team de nieuwe ideeën: is het nuttig hiermee verder te gaan of niet? Indien niet, verduidelijk waarom het idee niet weerhouden wordt, zodat hier geen frustraties rond kunnen ontstaan.
In Fase 3, de verbeterboom, breng je het idee onder in het juiste kwadrant: kost het weinig of veel inspanning? Zal de impact eerder beperkt of toch groot zijn? Dit geeft aan waar je de prioriteiten kan leggen:
• lage inspanning, hoge impact: dit is het laaghangend fruit, en zijn de leukste dingen om direct mee aan de slag te gaan en een voelbaar eerste resultaat te krijgen.
• hoge inspanning, hoge impact: ook de moeite, maar intensiever en te plannen op langere termijn, bv. binnen een traject van 3 tot 6 maanden, en in kleinere, behapbare stukjes te kappen.
• lage inspanning, lage impact: dit zou je kunnen doen om andere redenen, bv. sfeerbevorderend binnen het team.
• hoge inspanning, lage impact: dit is een reden om niet verder te gaan met het idee.
Pas in Fase 4 ga je echt aan de slag met een verbeteractie, en benoem je ook een trekker: degene die het verder uitwerken en opvolgen van de actie op zich neemt. Dat betekent niet dat hij of zij alles moet doen, maar wel dat hij verantwoordelijk is en de actie doorvoert.
Fase 5: Een verbeteractie uitwerken volgt de PDCA-cyclus: Plan – Do – Check – Act
• Plan: denk eerst ‘op papier’ na wat de beste oplossing is om het probleem op te lossen. Een checklist? Een tutorial? Iets visueel voorstellen? …
• Do: werk de oplossing uit.
• Check: test de oplossing, bv. een checklist, eerst in 1 project, en evalueer of de oplossing werkt of bijgestuurd moet worden. Hier kan je de kinderziektes eruit halen. Indien de oplossing goed is, mag je naar ‘Act’, als er nog geschaafd moet worden ga je terug naar ‘Plan’.
• Act: de oplossing wordt aanvaard en als standaard ingevoerd. Spreek af hoelang de trekker nog opvolgt of de oplossing goed wordt toegepast.
In fase 4 en fase 5 is er een beperking op het aantal post-its: dat is om ervoor te zorgen dat er niet te veel acties lopende zijn, maar dat dingen ook worden afgewerkt. Je mag onderaan tijdelijk acties on hold zetten als er andere prioriteiten zijn. Houd de verbeteracties daarom ook voldoende klein, om hier een flow, een zekere vooruitgang, in te krijgen.
Fase 6: verzameling van acties die echt de nieuwe standaard zijn. Aan deze fase moet ook voldoende aandacht besteed worden: hoe vieren we successen en maken we verbeteren leuk?
Download: Verbeterbord